Office Manager*in & Finanzen

Wir suchen Unterstützung durch eine*n Office & Finanz-Manager*in für die Initiative Offene Gesellschaft.

(80–100% / 32–40 Stunden, 32 – 40 Stunden)

Auch politische Arbeit braucht ein administratives Fundament. Mit deiner Tätigkeit trägst du zur Verbesserung der Demokratie bei und machst unsere Gesellschaft ein bisschen fairer. Hast du Lust daran mitzuarbeiten? Wir freuen uns über deine Bewerbung.

Über uns

Wir sind eine unabhängige, gemeinnützige Organisation an der Schnittstelle zwischen Aktivismus und politischer Beratung. Für eine offene, gerechte und vielfältige Gesellschaft für alle. Wir sind deutschlandweit tätig und breit vernetzt. Unser Wirkungsbereich erstreckt sich von der kommunalen bis zur nationalen Ebene, von der Nachbarschaft bis zum Bundestag. Mehr erfährst du auf www.offenegesellschaft.org  

Wir sind ein 20-köpfiges Team. Die meisten von uns arbeiten 4 Tage/Woche, etwa die Hälfte der Zeit in unserem Büro in Schöneberg, den Rest im Home Office. Wir orientieren uns an New Work-Prinzipien und verstehen uns als stetig lernende Organisation. 

Deine Aufgaben

Deine Stelle umfasst Buchhaltung und Administration für die Initiative Offene Gesellschaft. 

  • Du übernimmst die vorbereitende Buchhaltung und bildest die Schnittstelle zu unserer Steuerberatung
    • In Zusammenarbeit mit unseren Projektmitarbeiter*innen verantwortest du die administrative Projektabwicklung und -abrechnung: 
    • Zusammenstellung und Systematisierung der Abrechnungsunterlagen für öffentliche und private Kooperationspartner und Zuwendungsgeber 
    • Erstellung von Finanzberichten, Beleglisten und weiteren ergänzenden Abrechnungsdokumenten 
  • Unterstützung unserer Projektteams bei administrativen Aufgaben: Reisekostenabrechnungen, Budgetcontrolling, Mittelabrufe bei staatlichen Akteuren und Stiftungen, Auftragsvergabe und -Dokumentation 
  • Im Rahmen unserer eigenen Fördertätigkeiten und Mittelweiterleitungen sorgst du für klare Prozesse und behältst den Überblick über Rechnungseingänge, Förderverträge und Fristen  
  • Du übernimmst Aufgaben im Bereich der Personalverwaltung (Arbeitsverträge, vorbereitende Lohnbuchhaltung, Kommunikation mit externem Lohnbüro) 
  • Du übernimmst nach Bedarf Assistenzaufgaben für die Geschäftsführung 

Dein Profil

  • Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder ein Studium im Bereich Buchhaltung, Finanz- oder Rechnungswesen absolviert 
  • Du hast Erfahrung mit Buchhaltung und Controlling von (Förder-)Projekten 
  • Du hast Erfahrungen mit Verwaltungsprozessen, Zuwendungen und der Abrechnung von Fördermitteln 
  • Erfahrungen im Personalwesen sind von Vorteil, ebenso wie Erfahrungen mit Zuwendungs- und Gemeinnützigkeitsrecht sowie Datenschutz. 
  • Idealerweise hast du Erfahrungen mit öffentlichen Ausschreibungen und Vergaben 
  • Du identifizierst dich mit den Werten und der Mission der Initiative Offene Gesellschaft 
  • Du bist tatkräftig und hast eine eigenständige und strukturierte Arbeitsweise 
  • Du hast Freude am Umgang mit Zahlen und Exceltabellen 
  • Idealerweise hast du schonmal mit Unternehmen Online oder DATEV gearbeitet 
  • Du besitzt fundierte Kenntnisse im Umgang mit MS Office-Produkten (insbes. auch Excel) 
  • Du hast Spaß an Teamarbeit und modernen Office-Tools 

Das bieten wir

  • Einen schönen Arbeitsplatz in Berlin-Schöneberg
  • Selbstbestimmte Arbeit in einem dynamischen Team
  • Regelmäßige Teamevents, Weiterbildungen und Coachings
  • Die Möglichkeit, mobil und flexibel zu arbeiten
  • Ausstattung mit neuer Technik und Tools für mobiles Arbeiten
  • Viele Möglichkeiten, die Organisation mitzugestalten
  • Ein faires Gehalt, das sich nach unserem internen Gehaltsmodell richtet und etwas über dem Branchendurchschnitt liegt
  • 28 Urlaubstage (basierend auf 100%)
  • Verantwortungsvolle Tätigkeiten mit viel Gestaltungsmöglichkeiten

Du bist interessiert?

Schicke uns deine Bewerbungsunterlagen (kurzes Motivationsschreiben, Lebenslauf ohne Fotos, ergänzende Dokumente), adressiert an Max Bohm an jobs@offenegesellschaft.org. Interviews werden fortlaufend digital oder in unserem Büro in Berlin geführt. 

Wir schätzen Vielfalt und begrüßen Bewerbungen aller Interessierten. Wir sind davon überzeugt, dass diverse Teams bessere Ergebnisse erzielen können, weil sie unterschiedliche Perspektiven vereinen. Daher möchten wir ausdrücklich Frauen, Menschen mit Migrationsgeschichte, People of Color sowie Schwarze Menschen, Menschen mit Behinderungen, Menschen unterschiedlicher sexueller Identitäten und/oder unterschiedlicher sozialer Herkünfte ermutigen, sich zu bewerben.  

Wenn du nicht sicher bist, ob es 100% passt, schreibe gerne im Vorhinein eine Mail an jobs@offenegesellschaft.org , dann können wir deine Fragen klären, bevor du dich bewirbst.